Wat wij hebben geleerd tijdens de lockdowns

Het is alweer meer dan twee jaar geleden dat de eerste lockdown begon. Op de Nederlandse wegen lijkt het alsof alles weer terug is naar het oude normaal. Het is net zo druk als voorheen in de ochtend- en avondspits. Ook het handen geven sluipt er langzaam weer in, ondanks dat mensen aan het begin van de COVID-maatregelen riepen dat het ‘zo heerlijk was om geen handen te schudden en drie zoenen te geven’. Het is bijna alsof we het afgelopen jaren niet compleet anders hebben geleefd en gewerkt. Niets is minder waar. De meeste bedrijven en medewerkers hebben vanaf het moment van de eerste lockdown drastisch hun werkwijze moeten aanpassen. Daar kwam bij dat mensen met kinderen en mantelzorgtaken dit ook moesten combineren met de veranderingen, die de lockdowns meebrachten. Nu alles weer richting het oude normaal gaat blik ik terug op wat we hebben geleerd in de lockdowns en wat we hieruit mee kunnen nemen in het nieuwe normaal:

Wat wij hebben geleerd tijdens de lockdowns

Het is alweer meer dan twee jaar geleden dat de eerste lockdown begon. Op de Nederlandse wegen lijkt het alsof alles weer terug is naar het oude normaal. Het is net zo druk als voorheen in de ochtend- en avondspits. Ook het handen geven sluipt er langzaam weer in, ondanks dat mensen aan het begin van de COVID-maatregelen riepen dat het ‘zo heerlijk was om geen handen te schudden en drie zoenen te geven’. Het is bijna alsof we het afgelopen jaren niet compleet anders hebben geleefd en gewerkt. Niets is minder waar. De meeste bedrijven en medewerkers hebben vanaf het moment van de eerste lockdown drastisch hun werkwijze moeten aanpassen. Daar kwam bij dat mensen met kinderen en mantelzorgtaken dit ook moesten combineren met de veranderingen, die de lockdowns meebrachten. Nu alles weer richting het oude normaal gaat blik ik terug op wat we hebben geleerd in de lockdowns en wat we hieruit mee kunnen nemen in het nieuwe normaal:

  • Teamgevoel vereist geen (dagelijks) samenzijn. Ik was de eerste Kevlarmedewerker en begon vlak voor de eerste lockdown. Al mijn collega’s zijn erbij gekomen tijdens de pandemie. Je zou denken dat dit ervoor zorgt dat we elkaar nauwelijks kennen en minder teamgevoel hebben. Dit is echter niet zo. We voelen ons verbonden en zoeken elkaar op, niet alleen om een tender te bespreken, maar ook om even te lachen of om steun te zoeken. Toch merken we dat het belangrijk is om elkaar zo nu en dan te zien. Van deze gezamenlijke momenten maken we dan ook echt iets leuks (en nuttigs): We hebben iedere twee/drie maanden een gastvrouwmoment, waarin we om de beurt een uitje organiseren; we hebben halfjaarlijkse teamdagen, waarin we doelen stellen en elkaar en onszelf beter leren kennen; en we hebben regelmatig een cursus of training. Daarnaast hebben we een groepsapp, waarin we de koffieautomaatgesprekjes voeren. Wat nemen we hieruit mee? Dat een kantoorloos bestaan prima kan blijven, óók na de pandemie.
  • COVID in aanbestedingen. In de afgelopen twee jaar is gebleken dat iedereen ineens ziek kan worden. Dat klinkt gek, want dat wisten we toch al? Nou, dat wisten we ook wel, maar we deden niet zoveel met die kennis. We hadden namelijk geen back-up plan of reservebank om in te zetten als iemand uitviel. Doordat de afgelopen twee jaar hele teams tegelijkertijd uitvielen, zijn we op voorhand vaker gaan nadenken over een plan B (bijv. ‘Wat als Karin ziek is tijdens de presentatie?’ en ‘Welke schaduwfunctionaris zetten we ernaast?’). Waar in de eerste lockdown ‘Vertraagde leveringen door COVID’ nog een risico was, is dat nu gewoon een werkelijkheid waar we rekening mee dienen te houden. Ook de COVID-proof keet was een pluspunt in het eerste halfjaar, maar daarna gewoon een eis. In de afgelopen twee jaar hebben aannemers laten zien waar ze toe in staat zijn en dat ze niet voor één gat te vangen zijn. Alle extra regels, die er in de COVID-periode bijkwamen hebben ze zich aan gehouden. Opdrachtgevers hebben laten zien dat ze de aannemerij waarderen, door aanbestedingen uit te blijven zetten, want dat was best spannend aan het begin van de pandemie. Kortom, we hebben geleerd dat de markt door blijft gaan, eventueel met de nodige aanpassingen.
  • Je mentale en fysieke gesteldheid verdienen aandacht. Als je huis je kantoor is, dan is het belangrijk dat je de grens tussen privé en werk bewaakt. Doe je dit niet, dan kun je veel extra stress ervaren. Daarbij zijn we allemaal wat minder gaan bewegen sinds het kantoor aan huis is. Je hoeft namelijk niet meer naar kantoor te fietsen of lopen, je loopt minder vaak naar het koffieapparaat en in de lunchpauze loopt ook lang niet iedereen meer een rondje buiten. Ook is niet iedere werkplek thuis even goed uitgerust als op kantoor, waardoor je sneller last krijgt van je rug, nek en handen. Ook bleek het in de lockdowns heel makkelijk om sessies en vergaderingen back-to-back te plannen. Je hoeft namelijk niet tussendoor van locatie te wisselen. Echter, uren schermen turen is niet goed voor je concentratie en ook je lichaam kan zo nu en dan wel eens wat beweging gebruiken. Wat ik heb geleerd (en met mij, vele anderen) is dat je lichaam en geest wat aandacht verdienen, óók als je thuiswerkt. Las na iedere sessie een korte pauze in om de benen te streken en voor je uit (of uit het raam) te staren. Zorg voor een lekkere werkplek als je thuiswerkt: een fijne bureaustoel, een zit-/sta-bureau, een voetensteun, een extra scherm en andere nuttige tools. En last but not least, gun jezelf (actieve) offlinetijd, waarin je de laptop en telefoon uitzet en een rondje loopt buiten of lekker gaat sporten.
  • Thuiswerken is niet voor iedereen. En dat is oké. De een heeft meer behoefte aan dagelijks fysiek, sociaal contact dan de ander. Sommige mensen zitten het liefst het hele weekend binnen met de gordijnen dicht en anderen gaan alle verjaardagen en feestjes af. Sommige mensen vinden het fijn om over ditjes en datjes te praten en anderen niet. We zijn verschillend, laat die verschillen ook bestaan. Geef elkaar de ruimte om die behoeften te vervullen, maar accepteer ook dat een ander niet diezelfde behoeften heeft. Dat is nu niet anders dan voor de lockdown. Het zou mooi zijn als de mensen met meer behoefte aan thuiswerken dit kunnen doorzetten en de anderen wat vaker naar kantoor mogen.

 

We hebben gezien dat tenderen op afstand, met inachtneming van deze lessen, heel efficiënt kan zijn. We besparen veel reistijd en (milieu-)kosten. Ook hebben we gezien dat we met z’n allen ontzettend flexibel zijn. De afgelopen twee jaren waren immers niet altijd even makkelijk. Daar mogen we trots op zijn!

  • Teamgevoel vereist geen (dagelijks) samenzijn. Ik was de eerste Kevlarmedewerker en begon vlak voor de eerste lockdown. Al mijn collega’s zijn erbij gekomen tijdens de pandemie. Je zou denken dat dit ervoor zorgt dat we elkaar nauwelijks kennen en minder teamgevoel hebben. Dit is echter niet zo. We voelen ons verbonden en zoeken elkaar op, niet alleen om een tender te bespreken, maar ook om even te lachen of om steun te zoeken. Toch merken we dat het belangrijk is om elkaar zo nu en dan te zien. Van deze gezamenlijke momenten maken we dan ook echt iets leuks (en nuttigs): We hebben iedere twee/drie maanden een gastvrouwmoment, waarin we om de beurt een uitje organiseren; we hebben halfjaarlijkse teamdagen, waarin we doelen stellen en elkaar en onszelf beter leren kennen; en we hebben regelmatig een cursus of training. Daarnaast hebben we een groepsapp, waarin we de koffieautomaatgesprekjes voeren. Wat nemen we hieruit mee? Dat een kantoorloos bestaan prima kan blijven, óók na de pandemie.
  • COVID in aanbestedingen. In de afgelopen twee jaar is gebleken dat iedereen ineens ziek kan worden. Dat klinkt gek, want dat wisten we toch al? Nou, dat wisten we ook wel, maar we deden niet zoveel met die kennis. We hadden namelijk geen back-up plan of reservebank om in te zetten als iemand uitviel. Doordat de afgelopen twee jaar hele teams tegelijkertijd uitvielen, zijn we op voorhand vaker gaan nadenken over een plan B (bijv. ‘Wat als Karin ziek is tijdens de presentatie?’ en ‘Welke schaduwfunctionaris zetten we ernaast?’). Waar in de eerste lockdown ‘Vertraagde leveringen door COVID’ nog een risico was, is dat nu gewoon een werkelijkheid waar we rekening mee dienen te houden. Ook de COVID-proof keet was een pluspunt in het eerste halfjaar, maar daarna gewoon een eis. In de afgelopen twee jaar hebben aannemers laten zien waar ze toe in staat zijn en dat ze niet voor één gat te vangen zijn. Alle extra regels, die er in de COVID-periode bijkwamen hebben ze zich aan gehouden. Opdrachtgevers hebben laten zien dat ze de aannemerij waarderen, door aanbestedingen uit te blijven zetten, want dat was best spannend aan het begin van de pandemie. Kortom, we hebben geleerd dat de markt door blijft gaan, eventueel met de nodige aanpassingen.
  • Je mentale en fysieke gesteldheid verdienen aandacht. Als je huis je kantoor is, dan is het belangrijk dat je de grens tussen privé en werk bewaakt. Doe je dit niet, dan kun je veel extra stress ervaren. Daarbij zijn we allemaal wat minder gaan bewegen sinds het kantoor aan huis is. Je hoeft namelijk niet meer naar kantoor te fietsen of lopen, je loopt minder vaak naar het koffieapparaat en in de lunchpauze loopt ook lang niet iedereen meer een rondje buiten. Ook is niet iedere werkplek thuis even goed uitgerust als op kantoor, waardoor je sneller last krijgt van je rug, nek en handen. Ook bleek het in de lockdowns heel makkelijk om sessies en vergaderingen back-to-back te plannen. Je hoeft namelijk niet tussendoor van locatie te wisselen. Echter, uren schermen turen is niet goed voor je concentratie en ook je lichaam kan zo nu en dan wel eens wat beweging gebruiken. Wat ik heb geleerd (en met mij, vele anderen) is dat je lichaam en geest wat aandacht verdienen, óók als je thuiswerkt. Las na iedere sessie een korte pauze in om de benen te streken en voor je uit (of uit het raam) te staren. Zorg voor een lekkere werkplek als je thuiswerkt: een fijne bureaustoel, een zit-/sta-bureau, een voetensteun, een extra scherm en andere nuttige tools. En last but not least, gun jezelf (actieve) offlinetijd, waarin je de laptop en telefoon uitzet en een rondje loopt buiten of lekker gaat sporten.
  • Thuiswerken is niet voor iedereen. En dat is oké. De een heeft meer behoefte aan dagelijks fysiek, sociaal contact dan de ander. Sommige mensen zitten het liefst het hele weekend binnen met de gordijnen dicht en anderen gaan alle verjaardagen en feestjes af. Sommige mensen vinden het fijn om over ditjes en datjes te praten en anderen niet. We zijn verschillend, laat die verschillen ook bestaan. Geef elkaar de ruimte om die behoeften te vervullen, maar accepteer ook dat een ander niet diezelfde behoeften heeft. Dat is nu niet anders dan voor de lockdown. Het zou mooi zijn als de mensen met meer behoefte aan thuiswerken dit kunnen doorzetten en de anderen wat vaker naar kantoor mogen.

 

We hebben gezien dat tenderen op afstand, met inachtneming van deze lessen, heel efficiënt kan zijn. We besparen veel reistijd en (milieu-)kosten. Ook hebben we gezien dat we met z’n allen ontzettend flexibel zijn. De afgelopen twee jaren waren immers niet altijd even makkelijk. Daar mogen we trots op zijn!