Leren van je eigen lessen
‘Tenderen op Champions League-niveau’. Dat is het eerste wat je leest op onze website. En niets is minder waar. Want binnen de markt waar we werken is de competitie groot. De EMVI-component weegt vaak zwaar mee en de kwaliteit van plannen is hoog. Dus hoe zorg je dat blijft meespelen op dat Champions League-niveau? Vooral als je niet weet hoe de ander het aanpakt. Want elk plan behandelt bedrijfsgevoelige informatie. Niet iets wat je aan de grote klok gaat hangen en aan een ander deelt ter lering.
Daarom leren en ontwikkelen we op basis van de informatie die wel voor handen is. Denk hierbij aan beoordelingen van opdrachtgevers, evaluatiegesprekken met klanten maar ook van elkaar. Waardevolle informatie, die goud waard is als we willen blijven winnen. Zaak is om die geleerde lessen goed te benutten. Hierbij een kleine greep uit ons leerproces:
- Analyseren van evaluaties: Wij houden altijd een evaluatie met de klant. Het liefst binnen twee weken na indiening, als alles nog vers in het geheugen zit. Om te zorgen dat de geleerde lessen niet blijven hangen bij de verantwoordelijke tenderspecialist, zetten we deze via de mail door naar het hele team. Maar belangrijker nog, we updaten ons geleerde lessendossier. In het dossier houden we de geleerde lessen bij en labelen deze: project, type contract, klantspecifiek of algemeen en het onderdeel van het proces (bijv. sessies, planinhoud). Op basis van het dossier analyseren we periodiek wat terugkerende of algemene geleerde lessen zijn en hoe we deze kunnen inzetten om ons proces of de plannen te verbeteren. Ook is het een mooi handvat voor elk nieuw project. Hoe deden we het vorige keer, wat hebben we geleerd en hoe doen we het deze keer? Zo leren we van onze eigen lessen én van de lessen van collega’s.
- Kwaliteitstank: Het is makkelijk om als schrijver na +100 plannen terug te vallen op een vertrouwde aanpak. Hierdoor is het lastig om in je eigen werk onderdelen te herkennen waar wellicht verbetering mogelijk is. Een kritische en frisse blik is in dat geval je beste vriend. Nieuw in het leven hebben we daarom de Kwaliteitstank. Hierbij analyseren we gezamenlijk elkaars plannen. Wat zijn bijvoorbeeld terugkerende patronen in de beoordelingen en interne reviews? Samen bespreken we de uitkomsten en elkaars plannen en bepalen waar verbetering mogelijk is. Zo voorkomen we dat we ‘woordblind’ worden voor onze eigen valkuilen.
- Het opdrachtgeversprofiel: Voor velen wellicht welkbekende uitspraken: ‘een goed plan begint bij een goede strategie’, ‘wat is de vraag achter de vraag’…. Maar ja, hoe geef je hier nou handen en voeten aan? Voor ons is een belangrijke eerste stap het leren kennen van de opdrachtgever. Hier zijn we de laatste jaren steeds verder in gegroeid, want het schrijven van een plan gaat beter als we weten wie het leest en beoordeelt. Op basis van aanbestedingsstukken, beleidsstukken en opdrachtgeverskennis filteren we de informatie, die ons een beeld geeft van de opdrachtgever. Hiermee creëren we een opdrachtgeversprofiel. Dit profiel bepaalt onder andere de schrijfstijl en de insteek van oplossingsrichtingen. Maar ook waar een opdrachtgever juist niet warm van wordt. Het opstellen van opdrachtgeversprofielen heeft bij ons een steeds prominentere rol ingenomen. Ook weten hoe we dit doen? Met de cursus EMVI Next Level leer je alle in’s en out’s van het opstellen en inzetten van een opdrachtgeversprofiel.
- SWAKE: SWAKE, ofwel Samen Werken Aan Kevlar. Elke drie maanden steken we met het team de koppen bij elkaar om te werken aan het bedrijf. We bespreken nieuwe diensten die we aanbieden of te ontwikkelen trainingen. De laatste keer hebben we ons volledige tenderproces onder de loep genomen. Van het opstellen van de offerte tot de vormgeving en de evaluatie. Bij elke stap hebben we gekeken waar optimalisatie mogelijk is, bijvoorbeeld door te kijken naar veel voorkomende valkuilen of hoe we AI inzetten. De input was stap 1. De komende tijd gaan we aan de gang met stap 2, het implementeren van de geleerde lessen en ideeën.
- Brainial: Sinds dit jaar werken we met Brainial, onze nieuwe AI-gebaseerde aanbestedingsassistent. Brianial zoekt, schrijft en sorteert informatie op basis van onze vragen en haalt de input uit onze eigen database. De afgelopen maanden hebben we al onze oude en nieuwe documenten in Brainial gezet. Een flinke klus maar de moeite waard. Zie Brianial als een handig, digitaal maatje die met je meeleest, automatisch de belangrijkste gegevens sorteert én de nodige inspiratie en informatie vist uit alle oude en lopende tenders. Bijvoorbeeld als je op zoekt bent naar die ene maatregel in dat ene plan van vier jaar geleden. Of als je weet dat érgens in de 50 aanbestedingsstukken iets stond over kwaliteitsmanagement, maar niet precies in welk document, welke bladzijde en welke regel. Brainial to the rescue! Niet per se een geleerde les die we inzetten maar wél een mooie tool, die het werk op veel momenten net wat efficiënter maakt.