Connectie met de markt begint bij een betere leidraad

Ieder jaar zien wij zo’n 300 leidraden voorbij komen. Elk ‘met grote zorg samengesteld’ door aanbesteders, die de connectie zoeken met de markt en de beste inschrijver voor het werk willen selecteren. Maar wat als zo’n leidraad voor verwarring en frustratie zorgt in plaats van de gewenste connectie? Deze blog is voor aanbesteders, die écht connectie willen vinden met de inschrijver in de tenderfase. Hieronder drie belangrijke tips voor betere leidraden voor betere plannen:

1: Laat jezelf zien

Het komt voor dat aanbesteders leidraden kopiëren of formats gebruiken. Wellicht geeft het een gevoel van objectiviteit, wellicht is het gewoon makkelijk. Begrijpelijk, maar met een gekopieerde leidraad heeft de inschrijver geen idee van de zorgen die jij als aanbesteder bij dit project hebt. Daardoor kan de inschrijver daar dus ook minder goed op inspelen en krijg jij inschrijvingen van mindere kwaliteit. Door je te laten zien in een unieke leidraad voor jouw project, krijgt de inschrijver vanaf de start de kans om met je mee te denken en tast hij niet in het duister.

Voorbeeld: vanuit ervaring met de betreffende gemeente wisten we dat zij (de beoordelaars en het uiteindelijke projectteam namens opdrachtgever) een praktische aanpak wilde lezen, maar in de leidraad stond een gekopieerde procesuitvraag (van de inkoopafdeling).

Mogelijk gevolg: de beantwoording wijkt af van wat de belangrijkste beoordelaars echt willen weten. Alles is procesmatig ingestoken en zij weten nog steeds niet wat die praktische aanpak is.

Mogelijke oplossing: bedenk/schrijf de EMVI-criteria zelf of pas ze in ieder geval aan op het project, zodat de inschrijver weet waarop hij moet letten bij het schrijven een passend aanbod.

2: Kader je vraag af

Zoek een balans tussen je EMVI-vragen en het aantal A4 dat je geeft voor de antwoorden. Bedenk bij voorbaat hoe lang de beantwoording van elk van de vragen ongeveer zal zijn om een relevant, SMART, onderscheidend antwoord te geven en geef voldoende A4. En let erop dat je vraagstelling straightforward is, dus dat je bijvoorbeeld geen vragen stelt die gekoppeld zijn aan meerdere ambities. Zoom direct in op wat je écht wilt weten.

Voorbeeld: in een tender werden 10 vragen gesteld, die bij moesten dragen aan acht doelstellingen én 17 Global Goals. Hiervoor werd vier A4 beschikbaar gesteld.

Mogelijk gevolg: delen worden achterwege gelaten of vergeten, een propvol en overcomplex plan.

Mogelijke oplossing: Vertel de inschrijver waar je écht antwoord op wilt en hou maximaal drie punten (vragen of doelstellingen) per A4 aan. Dan kun je een goed antwoord verwachten.

3: Wees duidelijk en overzichtelijk

Zorg dat de inschrijver weet welke vragen hij dient te beantwoorden én dat deze vragen duidelijk en op één manier te lezen zijn. Zorg dat je weet wat voor een antwoord je wilt voordat je de vraag formuleert. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een proces? Of naar innovatieve kansen? Of liever bewezen maatregelen? Zet je vragen vervolgens op één plek in de leidraad.

Voorbeeld: in verschillende leidraden zien we dat er op de ene plek (bijv. gunningscriteria) een nét iets andere vraag wordt gesteld dan op de andere plek (bijv. beoordelingscriteria). In een recent project stond bijvoorbeeld onder het gunningscriterium ‘Omgevingsmanagement’ een reeks risico’s, waar we op werden uitgedaagd. Maar in het beoordelingskader werden we niet alleen beoordeeld op ‘het beheersen van de door OG geïdentificeerde risico’s’, maar ook 11 andere punten.

Mogelijk gevolg: inschrijvers lezen er overheen en je krijgt maar op een deel van je vraag antwoord, óf er ontstaan onnodige dubbelingen of dwarsverbanden.

Mogelijke oplossing: zet al je vragen op één plek in de leidraad, bij voorkeur onder het gunningscriterium zelf. Laat vervolgens iemand anders (die niet betrokken is bij het schrijven van de leidraad) naar je vragen kijken en er een mogelijk antwoord op geven. Dan weet je of er meerdere antwoordtypen mogelijk zijn en of je vraag dus duidelijker moet worden gesteld.

Met een authentieke, gekaderde en duidelijke leidraad krijg je een beter antwoord op je vraag. Daarmee kun je inschatten of je de juiste partij aan boord haalt en voorkom je gedoe na gunning. Hoog tijd voor het invoeren van een leidraadcheck. Die check doen wij graag voor je. Neem hiervoor contact op met stephana@kevlarbids.nl of bel 0623993644.