Meer doelstellingen dan je lief is
Wij ontvingen onlangs – niet voor het eerst overigens – een tenderdossier met bijna 30 doelstellingen verdeeld over drie documenten. Nogal overweldigend. Hoe weet je nou welke doelstellingen het belangrijkst zijn? En hoe dek je alle doelstellingen af zonder over je paginamax te gaan? Onze tenderspecialist Erica geeft je een paar tips:
- Laat aanbesteder de doelstellingen prioriteren
Probeer te achterhalen welke doelstellingen het allerbelangrijkst zijn voor dit project. Je kan er een notavraag over stellen. Geef in die vraag bijvoorbeeld aan dat een link maken met de álle doelstellingen binnen de gegeven ruimte niet haalbaar is en vraag welke doelstellingen de opdrachtgever écht terug wenst te zien. Of zoek de doelstellingen op de website van de opdrachtgever en vervolgens welke overeenkomen met die in jouw aanbesteding. Kijk óók naar de verschillen. Staan er in de aanbesteding doelstellingen, die je nergens anders vindt? Dan zijn deze waarschijnlijk projectspecifiek en dus belangrijk.
- Zelf keuzes maken
Wil de nota geen uitkomst bieden? Dan moet je zelf keuzes maken. Het is namelijk niet raadzaam om álle doelstellingen te behandelen. Dat eindigt in een onsamenhangend, poreus aanbod. De keuzes maken kan op een aantal manieren. Heb je meerdere lijstjes met doelstellingen in verschillende documenten? Kies dan één lijstje. Licht ook toe waarom je dat lijstje kiest. Heb je op één plek heel veel doelstellingen onder elkaar? Kijk dan of je ze kunt samenvatten (bijv. doelstelling 1 tot 6 gaan over CO2-uitstoot). Licht ook hier weer toe welke keuze je maakt en waarom. Bij het maken van keuzes is het belangrijk om het volgende te onthouden: het beoordelingskader is leidend. Staan daar doelstellingen in? Dan hou je die aan.
- Ga voor het grotere geheel
Een veelvoorkomende valkuil is om je te verliezen in de details van elke doelstelling. Sommige doelstellingen beslaan drie zinnen, maar vaak staat de kern al in de eerste zin. Daarna komen vaak voorbeelden en meer uitleg. Kijk dus naar de kernen van de doelstellingen en gebruik deze om één overkoepelende visie te creëren. Daarmee laat je zien dat je het overkoepelende plaatje hebt gezien en dat je daarop aanhaakt.
- Wees creatief
Denk aan mogelijkheden die niet voor de hand liggen en onderscheid jezelf met creativiteit. Gebruik bijvoorbeeld icoontjes om de doelstellingen te duiden (scheelt ook ruimte), maak aan het einde van je plan een matrix waarin je laat zien op welke pagina’s je welke doelstellingen aantikt, maak gebruik van een kleurenschema (bijv. rode effectzin is doelstelling 1, gele effectzin is doelstelling 2 etc.) of maak een infographic waarin je samenvattend visualiseert hoe je de doelstellingen behaalt. Zo maak je het voor de klant overduidelijk dat je de beste aanbieder op de markt bent.
Je weet nu beter hoe om te gaan met een uitvraag waar meer doelstellingen in staan dan je lief is. Wil het de volgende keer toch niet lukken, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.
Good luck and keep on tendering!